会社勤めしていると、
一度と言わず何度も悩まされることになるのが、
余所の会社からの営業電話。
とても熱意ある営業マンや営業レディは、
あの手この手で貴方や貴方の会社に
営業を仕掛けてくるもの。
忙しい時なんかは、結構対処に困ってしまいますよね。
今回はそんな、ちょっと困った
営業電話の話を中心に、丁寧な断り方の例や、
やってはいけないＮＧ例などを紹介したいと思います。
これでいつ営業電話がかかってきても大丈夫ですよ！！
さあ、早速行きますよ！！
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営業電話の断り方は丁寧に？！
電話に出れば会社の顔？！断り方の例文
☆営業電話中は、相手から見れば顧客である☆
営業電話の際、
基本的に相手は敬語で話してきて、
自分の事をお客様扱いしてくれたりするもので、
段々と自分の方が相手より上のように感じてくる事、
あったりしませんか？
これは営業電話を受けている時
に陥りやすい思い込みの一つで、
敬語を使われる事で、
相手との立場の差のようなものを感じるようになるのです。
確かに営業電話を受けている時は、
貴方は相手から見て『顧客』という立場になります。
顧客であるなら、
確かに相手より上のように感じるのも
無理はありませんよね。
☆でも待って！相手は本当に自分より下なのだろうか？☆
ここで大切なのは、
『必ずしもその相手が貴方の下とは限らない』という事。
鬱陶しいからと適当な対応をしたり、
邪険に扱ったりすると、
『その人が後々転職して自分の顧客に……』
といった場合に大問題に発展する事があります。
そうでなくとも、
今の世の中は些細なことで情報がばら撒かれる時代です。
「あの会社の人は感じが悪い」
「営業に対して高圧的に対応してきた」
などと広められれば、
会社のイメージに大打撃を受けてしまう事も……
そんな事にならないように、
どんな営業電話であっても、
まずは『丁寧な態度で落ち着いて対応する』。
これが大切です。
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☆ではどんな断り方が丁寧と言えるのだろうか？☆
受け答えでまず大切なのは、
「どちら様ですか」
と相手が何者なのかを聞く事です。
更に
「どういったご用件でしょうか？」
と用件を尋ねます。
これを聞くと相手は延々と
長いセールストークを始めるのですが、
むげに扱う訳にもいかないので、
ここは我慢して聞きに徹してください。
貴方自身に対しての営業でしたら、
必要のない事なら
「そう言ったご用件は必要がございません」
「失礼させていただきます」
とはっきり断って丁寧に電話を切りましょう。
その際、貴方の名前は相手に教えない方が、
後々面倒が残らずに済みます。
もし教えてしまうと、
後々他の方が同じ電話を受けた際に、
貴方が名指しされてしまい、
それが元で取り次がれてしまう事があります。
営業電話の断り方もビジネススキル？！
会社への営業電話の断り方のコツ
☆まずセールスかどうかを見分けることが大事☆
ここまでは
受けた貴方自身へのセールスへの対処でしたが、
ここからは会社あての営業電話への対処法です。
多くの場合、こういった電話は上司の方、
特に社長や責任者の方に対してのものが多い為、
「社長はいらっしゃいますか？」
「部長に取り次いでいただきたいのですが」
などと言われると思います。
このような時、まず大切なのは
『それが営業電話なのか取引先からの電話なのかの見分け』
これができるかどうかが大切です。
この対処を誤ると、
多忙な上司に
必要のない営業電話を取り次いでしまい、
上司から顰蹙(ひんしゅく)を買ってしまったり、
その上司が管理している部署の仕事が、
その分だけ遅れてしまったりします。
ここからは、
そのポイントをいくつかあげていきたいと思います。
ポイント１．名前や所属、用件を聞いても正確に答えない
これは営業の方がよくやる手口なのですが、
社内の方の知り合いや関係者を装って
電話してくる場合があります。
こういった場合、親しさを演出する為か、
「社長いる？」「埼玉の〇〇なんだけど」など、
曖昧な返し方で煙に撒こうとしてきますので、
対処法としましては、
「埼玉のどちらの会社の〇〇様でしょうか？」
とより踏み込んだ質問をした上で、
「社長はただ今来客中です」
「部長はただいま外出中です」
と相手の目当ての人間が居ない事を示唆し、
更に
「後程かけ直してもよろしいですか？」
と聞いてみましょう。
本当に用事がある方なら
用件などを細かく説明した上で
「それでは後程かけ直していただけますか、
電話番号は……」
と返してくるでしょう。
急ぎなら
自分が何者なのかきちんと明かしたうえで
「急ぎなのでちょっとだけ社長に取り次げませんか」
と聞いてくると思います。
そうではなく、
その場で電話を切ってしまったり、
曖昧な返事に始終するようなら、
それは営業電話の可能性が高いです。
ポイント２．電話番号が非通知
これもよくある状況なのですが、
かかってきた電話番号が非通知、
というのは営業電話の可能性が高いです。
会社に電話をかけてくる非通知の電話というと、
他には会社への苦情の電話などもこれが多く、
基本的に非通知でかけてくる相手に、
ロクな相手はいないと思ってよさそうです。
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ポイント３．会社の実情に合わない情報を提示してくる
これはちょっと分かりにくいかも知れませんが、
営業電話というのは
時として嘘や架空の話を駆使して、
相手になんとかして話を聞かせようとしてきます。
例えば、
「貴方の会社の方に助けられたのでお礼をしたい」
と言われればどうでしょう？
「営業のお話がしたいのですが」
と言われるより受けてしまうと思いませんか？
このように、
ありもしない話を使ってくることがあるので、
相手の話の中に
『会社の現状と矛盾している点はないか』など、
よく考えながら話を聞きましょう。
対処法としては、
例えば従業員の特徴や顧客リスト、部署名など、
企業規模次第では比較的すぐ覚えられる事ですが、
これを覚えておくことで
「この電話、なんだかおかしいな？」
と気づけたりするものです。
特に顧客リストにない名前の人や、
社内にない部署などは
比較的簡単に見破れるポイントですので、
そのような単語が出てきた場合は、
しっかりと詳細に聞いた上で、
間違っているポイントを見つけたら
「そのような者は弊社にはおりませんが」
「弊社にそのような部署はありませんが」
など、はっきりと指摘した上で、
「後程折り返させていただきますので」
と、相手の電話番号と所属などを聞いてみましょう。
多くの場合、
これ以上食い下がってくることは無いと思います。
ポイント４．会社という場に見合わない知り合いや若い声など
例えば年配の上司に用があるからと、
若い方から知り合いを装った
電話がかかってきたらどうでしょう？
これだけでもう怪しさ全開ですよね。
更に口調が横柄であったり、
「いますかぁ？」といった感じに
砕けていて間延びした口調など、
これに類する特徴は複数あります。
こういった電話は高確率で営業電話ですし、
そうでなかったとしても会社という場に、
プライベートな電話をかけてくる人は
それはそれで問題なので、
やんわりと「後程折り返しますので……」
と、電話番号と名前を聞いて切ってしまいましょう。
その後その本人に確認を取れば、
特に問題なくその件は終わりになると思います。
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しつこい営業電話の断り方のポイント？！
誤解される曖昧な言葉はＮＧ？！
☆事前に上司などに確認しておくこと対処しやすい☆
電話がかかってくる事前の段階で、
営業電話に対しての対処や、
会社にかかってくる可能性のある
顧客のリストを確認しましょう。
突然かかってきてからどうするか考えるよりも、
余裕のあるうちにそれに関して詳しい人に
「こういう電話にはこう対応してくれ」
と指示を受けていれば、
後はそれに沿って対応するだけですので、
意外なほどあっさり対処できると思います。
特にしつこい営業電話は、
「ここから電話かかってきたら全部断って」
と、会社名や電話番号、かけてきた担当者などの
リストが作られている場合もありますので、
これを参考にすれば、かかってきた時点で
すぐにお断りする事も可能になります。
☆実際に断る際に、曖昧な受け答えは絶対にしない☆
営業電話相手でも、
丁寧な口調で対応する事は大切だと紹介しましたが、
だからといって
「それはいいですね」
「アリだと思います」
など、肯定的に返す必要はありません。
また、断る際に使ってはいけないのは「結構です」。
これはよくある事なのですが、
「結構です」というのは、否定だけでなく、
肯定の言葉として使われる言葉でもありますので、
こういった言葉は使わず、断る際にははっきりと
「必要ありません」
「間に合っています」
と答えるようにしましょう。
まとめ
筆者自身、
かつて事務職だった事がありますので、
営業電話の面倒くささ、
鬱陶しさというのはとてもよく解ります。
慣れてくれば案外どうってことないので、
こういった記事は、
不慣れな方ほど役に立つのではないかと思います。
最初の方は皆上司に怒られたりしながら
慣れていくものですが、
怒られてばかりでは辛いですもんね。
どうかこの記事が、
貴方の営業対応に役立てますように。
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